Як організувати комфортний переїзд офісу
Хороший офіс – справжній «другий дім» для його співробітників. І за час перебування в цьому будинку кожен працівник “обростає” безліччю речей. Серед них є як важливі папери, оргтехніка та канцелярія, так і милі серцю дрібнички, сувеніри та інші потрібні речі. А як бути, коли має бути зміна офісу?Як швидко і акуратно перевезти все необхідне, нічого не втративши і не зіпсувавши? Чи існує пам’ятка для співробітника, що полегшить цей процес? Є ціла система правильної організації переїзду з нескладними правилами, дотримуючись яких можна змінити офіс без проблем і без втрат. Але можна обійтися і без цих хитрощів – досить лише замовити офісний переїзд під ключ в компанії «Український Богатир». Всі клопоти і хитрості візьмуть на себе професіонали, а вам не доведеться відриватися від роботи і турбуватися про збереження своїх речей.
Умовно переїзд офісу можна розділити на наступні етапи:
- Прийняття рішення про переїзд;
- Вибір підрядника;
- Підготовка до переїзду;
- Переїзд і облаштування.
Переїжджати або НЕ переїжджати … Приймаємо рішення.
Якщо така ідея виникла, то необхідно визначитися, наскільки доцільно переїжджати, які чекають витрати і якими будуть вигоди від цього процесу. У разі позитивного рішення необхідно почати планувати свої витрати і орієнтовні терміни. Залежно від масштабів компанії планування може початися за 3 місяці, а може і за кілька років до передбачуваного перевезення офісу. На даному етапі небезпечним моментом може бути некоректна оцінка попереднього бюджету. Щоб цей ризик мінімізувати, приділіть увагу двом моментам: яку мувінгову компанію обрати і що питати. Відразу окресліть коло вимог, яким повинна відповідати компанія-підрядник. Досвід роботи, відгуки та рекомендації, спектр послуг, що надаються, чи є служба контролю якості, як то кажуть, важлива кожна дрібниця. Визначте, які роботи потрібно виконати. Чиїми силами здійснювати упаковку речей і меблів, чи потрібно тільки перевезти речі, хто буде розбирати, збирати і розставляти меблі на новому місці, чи буде потрібно монтаж полиць, а може буде необхідним весь цей обсяг робіт? Підшукуйте компанії, які зможуть задовольнити всі ваші запити. Часто при формуванні бюджету виходять з даних, отриманих в результаті моніторингу декількох компаній. Спеціаліст, який відповів на ваш дзвінок не бачить всієї картини, тому може озвучити цифри дуже приблизні.
Яку первинну інформацію потрібно озвучити при першому телефонному дзвінку:
- Дійсний обсяг майна, що перевозиться. Важливо згадати все: кількість стільців і крісел, розміри столів, скільки полиць в кожній з шаф, чи треба розбирати меблі або ж частину меблів можна перевезти в зібраному вигляді.
- Необхідні терміни, в які повинен бути здійснений переїзд. Можливо, вам важливо переїхати за вихідні, щоб в понеділок всі співробітники могли вийти на свої робочі місця. У свою чергу в компаній-підрядників може бути націнка на роботу у вихідні дні, це варто враховувати.
- Чи є обладнання або меблі, які потребують особливої уваги при переїзді. Наприклад, дорогі меблі з кабінету директора, або особливо тяжкий сейф. Все це потребує додаткових ресурсів і відповідної кваліфікації співробітників мувінгової компанії.
- Позначити особливості приміщень, як при виїзді, так і в’їзді: з якого на який поверх планується переїзд, які є ліфти, сходи.
Зрозуміло, навіть таку справу як дзвінки не варто доручати секретарю, який не володіє повним обсягом інформації. Такі нюанси знає тільки фахівець, що забезпечує безперебійну господарську діяльність офісу. Обмежуватися телефонними переговорами не варто. Найкраще проведіть кілька зустрічей-консультацій, за результатами яких фахівці мувінгових компаній вишлють вам докладні комерційні пропозиції з урахуванням ваших побажань. Можна замовити оцінку, щоб точніше визначити бюджет. До того ж саме з оформлення та змісту комерційної пропозиції, можна оцінити професіоналізм кожної з компаній. Налаштуйтеся на те, що вам доведеться витратити чимало часу на зустрічі і отримання комерційних пропозицій від потенційних виконавців, але в підсумку отримана інформація дозволить вам оптимізувати весь процес. Ви обдурите самі себе, якщо не приділите даному етапу належної уваги!
