Що підготувати до переселення офісу?

Запланували переселення офісу? Тоді хутчіш читайте корисні поради:

• По-перше, план розміщення меблів в новому офісі. Бувають випадки, коли на плані все виглядає добре, а на ділі, в новому офісі меблі не вписується в простір. Бували випадки, що компанія була

змушена купувати для нового офісу нові меблі відповідних розмірів.

• По-друге, потрібно з’ясувати у адміністрацій бізнес-центрів (по обох адресах) можливості і терміни користування ліфтом. Вся ця інформація буде потрібно мувінговій компанії для розробки графіка переїзду.
• По-третє, дуже важливо, щоб до моменту початку переїзду все робочі місця були максимально підготовлені. Всі особисті речі співробітників повинні бути упаковані, а упаковки підписані відповідним чином; меблі та оргтехніка промарковані.

Офісне переселення, корисні рекомендації

Хочемо дати кілька корисних рекомендацій по упаковці особистих речей. Для упаковки зручніше купити картонні коробки для офісного переселення з доставкою (наприклад, 40 * 30 * 30 см).Такі коробки підійдуть для упаковки документації та канцелярського приладдя, вони досить зручні для перенесення. Всі коробки потрібно підписати великими літерами на верхній і бічній частині. Потрібно написати з чиєї кімнати речі і що це за речі. Якщо це щось особливо цінне або крихке, то це треба вказати на коробці у першу чергу.

Меблі теж необхідно промаркувати. Для цього на всі елементи меблів потрібно наклеїти шматочки малярського скотча і підписати. Звичні офісні стікери не підійдуть для цієї мети, тому що можуть відклеїтися під час завантаження і перевезення.

Всі необхідні пакувальні матеріали для переїзду з завчасною доставкою ви можете замовити у підрядника.

Делікатний момент…

Не варто обходити стороною один делікатний момент. Переконайтеся, що у вашій компанії немає заборгованості перед орендодавцем. Вас про це можуть не попередити, але у відповідальний момент транспорт мувінгової компанії можуть не впустити на територію бізнес-центру, або, навпаки, не випустити з повністю завантаженими машинами.

Постійно контактуйте з представником мувінгової компанії. Спільно проводьте підготовчі роботи, корегуйте початкові плани. Це допоможе здійснити переїзд максимально ефективно і швидко.

Поїхали!

Якщо підготовка пройшла в повному обсязі, то тепер залишається тільки завантажити автомобілі і їхати обживати новий простір.

Призначте як мінімум двох відповідальних співробітників компанії, по одному черговому на кожен офіс (колишній і майбутній). Кожному з чергових повинні бути відомі контакти відповідальних співробітників мувінгової компанії, які здійснюють ваш переїзд. Забезпечте кожного чергового роздрукованими планами розміщення меблів в новому офісі.

Щоб на місці переїзду в новому офісі не виникла «мала купа» не допускайте в одне приміщення різних підрядників (мувінгова компанія, айтішники, клініг). По-перше, вони будуть один одному заважати, по-друге, зростає ризик зникнення або пошкодження майна. Потім з’ясувати, хто винен вельми проблематично. Організуйте в новому офісі «кімнату знахідок». У неї можна поставити коробки або речі, які нерозбірливо або некоректно підписані і не вдалося визначити їх приналежність. Співробітники, речі яких не «доїдуть» до робочого місця, зможуть швидко знайти їх і приступити до роботи.

Отже, переїзд практично закінчений, залишилося тільки облаштуватися на новому місці.

Тепер можна зітхнути з полегшенням. Новий вид з вікна радує око. Співробітники розставили свої кактуси, розвісили календарі, розклали по ящиках олівці і іграшки-антистрес, і готові до нових трудових подвигів. В добру путь!